Les outils pratiques pour le télétravail

 

Travailler à son domicile signifie que le salarié se trouve loin des infrastructures, des équipements. Pour pallier à cela, il doit avoir à sa disposition des outils de travail similaires, en l’occurrence un ordinateur et un téléphone. 

De plus, il faut également disposer d’une connexion internet. Et par-dessus tout, il faut disposer d’un outil technologique qui permet de partager des tâches, de collaborer, d’échanger des idées, de discuter, etc. CONCILIUM vous propose une liste des meilleurs outils adaptés au télétravail, très utile durant la période de confinement.

 

Collaborer

  • Slack, l’outil de collaboration global

Slack est un outil de communication intuitif. Il permet de créer un groupe de travail où tous les membres peuvent rester en contact, partager des tâches à faire et s’échanger des documents. L’administrateur de l’équipe possède l’accès à plusieurs paramètres qu’il aura la possibilité de modifier en cas de besoin. 

Slack peut être utilisé à tout moment et en tout lieu puisqu’il est accessible depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Il suffit de télécharger l’application sur le terminal utilisé. 

Le dispositif permet de créer des sous-catégories d’espaces d’échanges (chaînes) au sein d’une même organisation. Par exemple, il est possible de créer un espace de discussion commun aux employés du service marketing, ou ceux du service relation client.

Slack met à la disposition de l’équipe plusieurs outils qui permettent de dynamiser leur travail et améliorer leur productivité. 

  • Espace de travail multi-devices et interopérable : il peut être lié directement à Google Drive, Mailchimp et Trello 
  • Canaux de discussion classés par sujet : les groupes de discussion peuvent être classés « secrets » tout comme la messagerie instantanée 
  • Appels audio et vidéoconférences 
  • Système de partage de fichiers simple d’utilisation

 

Google Docs est une suite bureautique qui permet de rédiger des lettres et d’éditer des documents professionnels. C’est l’équivalent de Microsoft Word. À la différence de ce dernier, il est accessible en ligne sans téléchargement, et accessible hors-ligne via sa synchronisation avec Google Drive. Il existe également pour les tableurs (Sheets, équivalent d’Excel) et pour les présentations (Slides, équivalent de PowerPoint). 

Dans le cadre du télétravail, Google Docs permet à deux ou plusieurs personnes de collaborer sur un même document. Chacun peut écrire une note ou une remarque à l’adresse d’une autre personne qui peut modifier le document selon la nouvelle consigne. 

Google Docs offre plusieurs possibilités qui améliorent le partage de documents : 

  • Importer un document Google et le convertir en document Word, et inversement ;
  • Inviter d’autres personnes à collaborer sur un document. Il est possible de paramétrer leur accès au document : le modifier, le commenter ou seulement l’afficher ;
  • Chatter en temps réel avec ses collaborateurs en restant sur le document ;
  • Envoi du document Google Docs en tant que pièce jointe d’un e-mail ;
  • Traduire le contenu du document en d’autres langues ;
  • Télécharger le document et le convertir en d’autres formats (Word, LibreOffice, HTML, PDF, Zip, etc.).

 

  • Canva, l’outil de collaboration graphique

Canva est une sorte de studio graphique qui permet de créer divers projets graphiques, aussi bien professionnels que personnels. L’outil possède une banque d’images très riche et d’une qualité irréprochable. L’utilisateur doit payer 1 dollar par image pour pouvoir utiliser les modèles professionnels proposés. Il peut aussi utiliser ses propres images gratuitement. Les documents graphiques créés sur Canva sont directement imprimables. 

Canva propose les fonctionnalités suivantes : 

  • Édition et amélioration des images ;
  • Grille de conception disponible pour aligner et équilibrer les calques ;
  • Recadrage des photos ;
  • Ajout de texte sur les images ;
  • Autocollants et badges pour site internet ;
  • Utilisation des templates pour supports webmarketing.

 

Gérer

  • Trello, l’outil de gestion de projet

Trello est un outil de gestion de projet particulièrement intuitif, pratique et complet. Il fonctionne avec différents tableaux que l’utilisateur peut créer et nommer selon la nature de la tâche à faire. L’utilisateur peut insérer sur chaque colonne des cartes qui sont déplaçables vers une autre colonne avec toutes ses pièces jointes. Il suffit de glisser et déposer. Il est également possible d’archiver une carte.

Chaque colonne correspond au découpage du projet en tâche par tâche. À titre d’exemple, un responsable de vente peut créer des colonnes « commande en cours », « commande livrée », « commande payée », etc. Une carte correspondra à la commande d’un client. Il n’aura ensuite qu’à partager les tâches à réaliser sur chaque carte aux collaborateurs concernés. 

Trello permet de voir ses projets avancer. Chaque membre autorisé peut y intervenir (commercial, chef de vente, caissier, etc.). Il est possible de mettre Trello en lien avec Slack. 

Voici quelques fonctionnalités de Trello qu’il convient de connaître : 

  • Mentionner le nom d’un collaborateur invité sur un projet ;
  • Ajouter les PJ avec le système glisser/déposer ;
  • Créer plusieurs cartes en un clic, ce qui permet de reproduire l’ensemble des éléments d’une carte sur toutes les autres qui ont été créées avec elle ;
  • Mener une action comme « déplacer tout » ou « archiver tout » pour toute une colonne ;
  • Raccourcis clavier pour l’édition et l’archivage d’une carte, pour l’ouverture du menu du tableau, pour la modification d’une étiquette.

 

  • Asana, le logiciel de gestion de projet

Asana est un outil de gestion de projet à la portée de tous. Il permet de faciliter le partage de travaux entre les intervenants d’un projet ou les membres d’une équipe de travail. Ce logiciel facilite la communication et l’échange de tâches dans le cadre du télétravail. Il possède un espace de travail très lisible. 

Asana possède un atout considérable en matière de gestion de documents. Il est possible de le lier avec Slack, Google Drive, DropBox et bien d’autres outils collaboratifs encore. Il peut être utilisé comme gestionnaire de tâches pour une seule personne, tout comme une solution PPM (Project Portfolio Management) pour une organisation ayant plus d’une centaine de membres.

Ci-dessous quelques fonctionnalités d’Asana parmi les nombreuses autres qu’il fournit. 

  • Importateur CSV : déplacer des feuilles de calcul vers Asana pour être exploitées. 
  • Formulaires : ajouter un formulaire à un projet pour avoir toutes les informations nécessaires à sa réalisation dans un même endroit. 
  • Dépendances entre les tâches : marquer la continuité entre une tâche et une autre pour mieux gérer des tâches complexes. 
  • Chronologie : un moyen de visualiser le plan du projet. Il permet de voir comment les éléments du plan s’intègrent les uns et aux autres afin de repérer l’évolution du projet dans le temps et de tenir la deadline. 
  • Date de début : indique à quel moment la tâche doit être entamée. 

 

Communiquer

  • Skype, le logiciel aux multiples avantages

Skype est un des outils de conférence vidéo en ligne le plus utilisé dans le monde. Il est facile à installer et à utiliser. Son plus grand avantage réside dans le fait qu’il permet d’effectuer des appels internationaux à longue distance et en illimité. 

L’appel vidéo de Skype est très utilisé dans le cadre d’une discussion entre deux collaborateurs, un chef de mission et son subordonné ou encore un fournisseur de service et son client. L’appel vidéo permet de pallier l’absence d’une négociation ou d’un briefing autour d’une table, compte tenu de la distance ou d’un cas de force majeur. 

Skype possède plusieurs fonctionnalités liées à la communication.

  • Chat texte : échanger des messages écrits qui peuvent comporter plusieurs phrases. Utile comme preuve physique d’un échange, c’est aussi nécessaire lorsque deux personnes veulent discuter sans rameuter tous les employés d’un open space 
  • Appel audio : avantageux dans le sens que l’appel de Skype à Skype est gratuit 
  • Appel vidéo : pour voir son interlocuteur 
  • Transfert de fichier : partager rapidement des documents en toute sécurité et en toute confidentialité 
  • Routage d’appel manqué : les appels manqués peuvent être routés vers le téléphone mobile du destinataire depuis son ordinateur. 

 

  • Loom, plateforme dédiée à la création et partage de vidéos

Cet outil permet de communiquer à distance et de partager des vidéos. A noter que dans ce contexte de confinement, Loom a fait un geste de solidarité en rendant gratuit le logiciel pour les étudiants et les enseignants jusqu’au mois de juillet 2020, leur permettant ainsi de produire du contenu vidéo en illimité. Ainsi, les écoles et les professeurs peuvent délivrer du contenu pour leurs élèves, les entreprises peuvent continuer à former leurs clients sur leurs outils de manière privée, sans avoir besoin de passer par Youtube.
Voici quelques fonctionnalité pratiques de Loom :

  • enregistrer leur écran
  • faire un court montage
  • partager la vidéo par e-mail ou sur un site internet

 

Échanger

Wetranfer est un logiciel de transfert de fichier volumineux (jusqu’à 2 Go). Il propose une interface simple et intuitive. Il n’est pas nécessaire de s’inscrire pour pouvoir l’utiliser. Vous avez simplement à vous rendre sur le site officiel, renseigner l’adresse e-mail de l’expéditeur (l’utilisateur), du destinataire, puis télécharger le fichier et l’accompagner d’un message éventuellement. 

Wetransfer permet également d’envoyer un lien à la place d’un e-mail. Pour la version payante Wetransfer Plus, il est possible d’envoyer en toute sécurité jusqu’à 20 Go de fichiers. 

Voici une liste des fonctionnalités de WeTransfer :

  • Partage de documents avec tous vos contacts où qu’ils se trouvent ;
  • Envoi simultané à plusieurs adresses mail ;
  • Transfert gratuit de documents jusqu’à 2 Go ;
  • Envoi d’un lien de téléchargement avec lequel le destinataire accédera au document.

 

  • Google Drive, le cloud de Google pour transmettre des fichiers 

Google Drive est l’outil de stockage en Cloud de Google. Il permet de stocker jusqu’à 15 Go de données gratuitement. Cet espace peut être utilisé par Gmail, Google Photos et Google Drive lui-même. Google Drive donne donc la possibilité d’importer des documents (Word, Excel, PowerPoint, photos, etc.). 

S’il est dans cette liste, c’est qu’il permet aussi de transmettre des fichiers à tous ceux qui possèdent l’adresse URL des documents. Pour ce faire, il faut copier ce lien dans un e-mail envoyé aux destinataires. Il est également possible de partager le document à tout le monde en le rendant visible à partir de moteurs de recherche. 

Rappel des fonctionnalités de Google Drive :

  • Importer des documents (même lourds) ;
  • Stocker des documents ;
  • Partager des documents.

 

Le télétravail est indispensable dans les situations exceptionnelles comme actuellement avec la pandémie du covid-19, une catastrophe naturelle ou une autre raison qui oblige votre équipe à rester chez elle. Heureusement, les nouvelles technologies permettent de communiquer et de travailler comme si toute l’équipe était au bureau. 

CONCILIUM peut vous accompagner à mettre en place ces outils dans votre structure à distance. N’hésitez pas à nous contacter.

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ORIANE SOSSAH

Experte de la stratégie et de l’image de marque auprès des entreprises et des institutions.

Responsable de la transformation digitale au sein du Groupe Yannick Alléno. Gestion stratégique et communication digitale au sein d’hôtels du groupe Accor. Passionnée par l'art, le voyage et le lifestyle.

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THOMAS KOLBÉ

Spécialiste de la transformation digitale et des questions d’influence auprès des institutions et des grands groupes depuis 2012.

Ancien membre du Cabinet du Ministre de l'Education nationale, secrétaire général de la première association française de jeunes sur les questions de défense, de sécurité et d’engagement.

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